Zwei Drittel der Nutzer und Nutzerinnen bewerten Einspruchsverhandlungen per Videokonferenz positiv

Laut unserer Nutzerbefragung vom 1. bis
30. September 2021 wird die Durchführung mündlicher Verhandlungen im
Einspruchsverfahren als Videokonferenz (ViKo) mehrheitlich begrüßt. Der heute
veröffentlichte Bericht des EPA umfasst eine Auswertung des Pilotprojekts über
die bisherige Dauer (18 Monate) und erläutert die nächsten Schritte des
EPA nach seiner Entscheidung in der vergangenen Woche, das Pilotprojekt
angesichts der sich verschärfenden Pandemielage bis 31. Mai 2022 zu
verlängern.

Noch nie erhielt das EPA bei einer Nutzerbefragung so viele
Antworten auf die politik- und praxisbezogenen Fragen. Mehr als drei Viertel
der 700 Befragten hatten an mindestens einer Videokonferenzverhandlung im
Einspruchsverfahren teilgenommen. Zwei Drittel bewerteten die Durchführung von
Einspruchsverfahren per ViKo mit „gut“ oder „sehr gut“. Die
Antworten auf Folgefragen zeigen, was sie an der mündlichen Verhandlung per
ViKo schätzen und was nicht, wobei die Vorteile der neuen Arbeitsweise 2021
deren Nachteile offenbar übersteigen.

Einige der Befragten bevorzugen eindeutig mündliche
Verhandlungen vor Ort, weil sie Körpersprache besser erkennen und entsprechend
reagieren können, und sind der Meinung, dass mündliche Vorträge in Präsenz
schlicht besser wirken. Videokonferenzen erfordern dagegen unterschiedliche
Darstellungsformate, einschließlich der Verwendung neuer digitaler Tools (wie
das virtuelle Whiteboard).

EPA-Präsident António Campinos sagte:

„Die letzten 18 Monate haben
uns sehr viel gelehrt, und ich danke den Bediensteten des Amts und der gesamten
Nutzerschaft in der Patentwelt für die Geduld und Flexibilität auf dem
bisherigen Weg des Pilotprojekts. Das umfangreiche Feedback hat deutlich
gezeigt, dass die meisten Beteiligten zu schätzen wissen, wie viel Zeit, Geld
und Emissionen dank der Durchführung von Einspruchsverhandlungen per
Videokonferenz eingespart werden. Dieses Vorgehen hat es uns nicht nur
ermöglicht, den zeitnahen Zugang zu Rechtsmitteln zu gewährleisten, sondern
auch, mehrere Hundert Einspruchsverhandlungen pro Monat durchzuführen (rund
350). Ein Bonus, mit dem keiner anfangs gerechnet hat, ist die größere
Transparenz: mit der Umstellung auf ViKo ist die Zahl der öffentlichen
Beobachter um das Zwanzigfache gestiegen. Die Umfrageergebnisse deuten darauf
hin, dass die Videokonferenz für eine Mehrheit unserer Nutzerschaft zum
bevorzugten Format für mündliche Verhandlungen wird.“

Aufgrund
der Durchführung per Videokonferenz konnten die Beteiligten ferner von größerer
Unterstützung profitieren. So wird von vielen geschätzt, dass ihre Kolleginnen
und Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um ihnen in der Verhandlung bei
unverhofft auftretenden Fragen zu helfen. Zudem ist dank Ferndolmetschen ein
größerer Dolmetscherpool zugänglich, was zu einer Zunahme bei der Zahl der verdolmetschten
Verhandlungen geführt hat (von 30,7 % im Jahr 2019 auf 35,4 % im Jahr
2021, insbesondere für Französisch). Das EPA stellt nun überdies einen
IT-Unterstützungsdienst bereit, der technische Probleme während der mündlichen
Verhandlung schnell löst und vor der mündlichen Verhandlung Testanrufe
durchführt. Nicht zuletzt hat das EPA auch sein Schulungsangebot um neue
E-Learning-Module erweitert, um Patentfachleute bei der optimalen Nutzung der
neuen technischen Möglichkeiten zu unterstützen. 2021 haben über 7 000
Personen an den verschiedenen EPA-Schulungen teilgenommen bzw. online
Schulungsmaterialien abgerufen.