Nach zwei Jahren positiver Erfahrungen und stetiger Fortschritte bei der großangelegten Durchführung mündlicher Verhandlungen als Videokonferenz hat der Präsident des EPA beschlossen, das Pilotprojekt für mündliche Verhandlungen vor Einspruchsabteilungen als Videokonferenz bis 31. Dezember 2022 weiter zu verlängern. Die Verlängerung erwächst aus der kontinuierlichen Sorge des EPA um die Gesundheit und Sicherheit von Bediensteten und Besuchern in den Dienstgebäuden angesichts der anhaltenden Pandemie und bietet gleichzeitig die Chance, zusätzliche Tools und Verfahren für Videokonferenzen einzuführen. Wenn ernsthafte Gründe gegen die Durchführung einer Videokonferenz im Einspruchsverfahren sprechen, wird die mündliche Verhandlung bis nach dem 31. Dezember 2022 verschoben. Anträge auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung vor Ort aufgrund solch ernsthafter Gründe werden von einem Expertengremium geprüft, das eine sorgfältige und einheitliche Bewertung gewährleistet.
Damit Anwälte ihr Vorbringen in mündlichen Verhandlungen per Videokonferenz besser vortragen können, werden in Zoom zusätzliche Funktionen implementiert. Dazu zählen digitale Whiteboards, auf denen Diagramme – wie auf einem traditionellen Flipchart – zur Stützung des Vorbringens skizziert werden können. Außerdem werden, sofern dies von den Beteiligten vorab beantragt wird, zusätzliche Audiokanäle für die Verdolmetschung in zugelassene Nichtamtssprachen bereitgestellt. Um die Nutzererfahrung weiter zu verbessern, wird es digitale Beratungs- und Breakout-Räume für vertrauliche Besprechungen geben. Daneben wird das EPA sein Schulungsangebot für Vertreter im Hinblick auf diese neuen Funktionen weiter aktualisieren und ausbauen.
Diese Verbesserungen sind die direkte Reaktion auf das Nutzerfeedback, das am Ende mündlicher Verhandlungen und im Rahmen der umfassenden Konsultation vom letzten Herbst eingeholt wurde und dem zufolge zwei Drittel der Anwaltschaft die Videokonferenzen als „sehr gut“ oder „gut“ bewerteten. Die Ausweiskontrollen für Beteiligte vor Beginn der mündlichen Verhandlung werden ebenfalls vereinfacht – auch dies erfolgt in Reaktion auf Nutzerfeedback. Spezifische Rückmeldungen und Anregungen aus der restlichen Phase des Pilotprojekts werden in die weiteren Verbesserungen einfließen.
Das EPA hat bereits Anfang 2022 die Rückstände bei den Einspruchsverfahren auf das Vor-Pandemie-Niveau gesenkt und ist bestrebt, die Pünktlichkeit weiter zu verbessern. Inzwischen finden pro Monat rund 350 Einspruchsverhandlungen per Videokonferenz statt (Durchschnitt der letzten sechs Monate). Die meisten Nutzer wissen zu schätzen, was bei Videokonferenzen an Zeit, Geld und CO2-Emissionen im Vergleich zu mündlichen Präsenzverhandlungen eingespart werden kann. Das EPA ist entschlossen, im ständigen Dialog mit seinen Stakeholdern und durch die heute angekündigten Änderungen Videokonferenzen zur optimalen Plattform für mündliche Verhandlungen im Prüfungs- und Einspruchsverfahren zu machen.